DDM
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Datenschutzhinweise für DDM

Diese Hinweise gelten für DDM – Document Distribution Manager: das CMS im Browser und die App „DDM“ im Browser, auf iOS, Android und dem Desktop. DDM richtet sich ausschließlich an Unternehmen. Für den Besuch unserer Website gilt die Datenschutzerklärung der Website.

1. Verantwortlicher – und wer wofür

IQ-ME GmbH
Eupener Straße 59
50933 Köln
Deutschland
E-Mail: kontakt@iq-me.de

  • Ihr Konto und die Registrierung – verantwortlich sind wir.
  • Inhalte Ihrer Organisation – Dokumente, Kategorien, Notizen, Termine, die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Kolleginnen und Kollegen: verantwortlich ist die Organisation, die DDM nutzt. Wir verarbeiten diese Daten in ihrem Auftrag und nach ihren Weisungen (Art. 28 DSGVO). Fragen dazu richten Sie am besten an Ihre Organisation.

2. Welche Daten wir verarbeiten

  • Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash), Sprache, Organisationen und Rollen.
  • Anmeldung über Ihre Organisation: Meldet Ihre Organisation Sie über Microsoft, Google, Okta, einen eigenen Single-Sign-on oder einen Verzeichnisdienst an, erhalten wir von dort Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Kennung.
  • Was Sie in DDM tun: Notizen, Favoriten, Ihr Postausgang und Links, die Sie versenden – mit den E-Mail-Adressen der Empfänger –, gespeicherte Filter, eigene Vorlagen, Lesepositionen.
  • Kalender: nur wenn Sie einen Kalender verbinden – die Termine dieses Kalenders mit Titel, Zeit, Ort, Teilnehmenden und Beschreibung.
  • Protokolle: Das Audit-Log Ihrer Organisation hält fest, wer was wann geändert hat, bei sicherheitsrelevanten Vorgängen mit IP-Adresse. Der Server protokolliert Aufrufe technisch.
  • Nutzungsstatistik: Tageszahlen ohne Personenbezug – etwa wie oft ein Dokument geöffnet wurde. Ohne IP-Adresse, ohne Gerätekennung, ohne Zeitstempel einzelner Aktionen; wer etwas getan hat, wird nur für einen Tag als nicht umkehrbarer Hash gezählt und dann verworfen. Ihre Organisation kann die Statistik abschalten.
  • Auf Ihrem Gerät: Die App speichert Ihre Anmeldung und – wenn Sie das wollen – Dokumente für die Nutzung ohne Verbindung. Beim Abmelden und beim Löschen des Kontos wird das entfernt.

Die App enthält kein Tracking, keine Werbung und keine Analyse-Werkzeuge Dritter.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Bereitstellen von DDM und Ihres Kontos: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Sicherheit, Fehlersuche, Audit-Log und Nutzungsstatistik: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser bzw. das berechtigte Interesse Ihrer Organisation an einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb.
  • Inhalte Ihrer Organisation: im Auftrag und auf der Rechtsgrundlage Ihrer Organisation.

4. Empfänger und Dienstleister

  • Railway Corporation (USA) betreibt die Server, die Datenbank und den Dateispeicher in der EU (Niederlande).
  • Resend (USA) versendet E-Mails von DDM, etwa Einladungen und Bestätigungen.
  • KI-Anbieter: nur wenn Ihre Organisation KI-Funktionen einschaltet – dann gehen die dafür nötigen Inhalte an den Anbieter, den Ihre Organisation gewählt hat. Einzelheiten im Benutzerhandbuch unter „KI in DDM“.
  • Kalender- und Anmeldedienste (Microsoft, Google, Apple iCloud, der Single-Sign-on Ihrer Organisation): nur wenn Sie bzw. Ihre Organisation sie verbinden.

Mit unseren Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Übermittlungen in die USA sichern die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. das EU-US Data Privacy Framework ab.

5. Speicherdauer

  • Ihr Konto, bis Sie es löschen oder Ihre Organisation Sie entfernt und Sie in keiner anderen Organisation mehr sind.
  • Nach dem Löschen Ihres Kontos bleibt im Audit-Log Ihrer Organisation Ihr Name bei den Einträgen stehen, damit nachvollziehbar bleibt, wer was getan hat (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – solange die Organisation ihr Audit-Log aufbewahrt. Ihre E-Mail-Adresse wird gelöscht.
  • Inhalte Ihrer Organisation, solange die Organisation es festlegt, längstens bis zu ihrer Löschung.
  • Nutzungsstatistik: Tageszahlen 25 Monate, Suchbegriffe 90 Tage.
  • Server-Protokolle höchstens 90 Tage.

6. Konto löschen

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen – in der App unter Einstellungen › Konto löschen oder im CMS unter Mein Konto. Wie das geht und was dabei bleibt, steht unter Konto löschen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich an kontakt@iq-me.de – bei Inhalten Ihrer Organisation am besten an diese. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Stand: Oktober 2026